Zakupy na platformie AliExpress cieszą się coraz większą popularnością wśród polskich przedsiębiorców. Atrakcyjne ceny i szeroki asortyment kuszą, jednak rozliczenie takiej transakcji w firmie może budzić wiele wątpliwości. Kluczową kwestią jest uzyskanie faktury od sprzedawcy oraz prawidłowe ujęcie dokumentów odprawy celnej w ewidencji podatkowej. W tym artykule wyjaśnimy, jak otrzymać fakturę z AliExpress oraz jak ją rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Otrzymanie faktury z AliExpress
Aby móc ująć zakup z AliExpress w kosztach firmy, niezbędne jest uzyskanie faktury od sprzedawcy. Faktura z aliexpress powinna zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami, a w razie wątpliwości należy poprosić o jej korektę. Warto pamiętać, że dokumenty takie jak potwierdzenie zamówienia czy dowód płatności nie stanowią podstawy do ujęcia kosztu w KPiR.
W przypadku AliExpress otrzymanie faktury nie zawsze jest proste i oczywiste. Często sprzedawcy wystawiają jedynie potwierdzenie zamówienia lub paragon, które nie spełniają wymogów faktury VAT. Dlatego przed dokonaniem transakcji warto upewnić się, czy sprzedawca jest w stanie wystawić fakturę zgodną z polskimi przepisami.
Jeśli sprzedawca nie udostępnia opcji wygenerowania faktury automatycznie, należy zwrócić się do niego z prośbą o wystawienie tego dokumentu. Można to zrobić za pośrednictwem wiadomości na platformie AliExpress lub drogą mailową, podając niezbędne dane swojej firmy.
Zdarza się, że sprzedawcy z Chin nie do końca rozumieją potrzebę wystawienia faktury zgodnej z polskimi wymogami. W takiej sytuacji warto uzbroić się w cierpliwość i dokładnie wyjaśnić, jakie dane powinny znaleźć się na dokumencie. Osobiście udało mi się w ten sposób uzyskać poprawną fakturę, choć wymagało to kilku dodatkowych wiadomości wymienionych ze sprzedawcą. – doświadczenie Jana Kowalskiego, przedsiębiorcy regularnie zamawiającego towary z Chin
Wymagane elementy faktury z AliExpress
Faktura z AliExpress, która ma stanowić podstawę ujęcia kosztu w firmie, powinna zawierać takie dane jak:
- nazwa kontrahenta (sprzedawcy),
- adres kontrahenta,
- data wystawienia faktury,
- numer faktury,
- określenie rodzaju towaru wraz z ilością,
- cena jednostkowa oraz wartość w walucie,
- kraj pochodzenia towaru,
- warunki dostawy (np. Incoterms).
Warto zweryfikować otrzymaną fakturę pod kątem obecności tych elementów. W razie stwierdzenia braków lub błędów, należy zwrócić się do sprzedawcy o korektę dokumentu. Tylko prawidłowo wystawiona faktura daje możliwość rozliczenia zakupu z AliExpress w kosztach firmy.
Język faktury i kwestia tłumaczenia
Co do zasady, faktury z AliExpress wystawiane są w języku angielskim. Organy podatkowe akceptują faktury w tym języku, pod warunkiem że zawierają one wszystkie elementy wymagane przepisami. Nie ma obowiązku tłumaczenia faktur na język polski.
Jeśli jednak przedsiębiorca chce załączyć do faktury jej tłumaczenie na polski, może to zrobić. Tłumaczenie przysięgłe nie jest wymagane – wystarczy zwykłe tłumaczenie, którego może dokonać sam podatnik. Warto jednak pamiętać, że to faktura w oryginalnej wersji językowej stanowi podstawę ujęcia kosztu, a tłumaczenie pełni jedynie funkcję pomocniczą.
Tłumaczenie faktury z języka angielskiego na polski może okazać się przydatne w razie ewentualnej kontroli ze strony organów podatkowych. Pozwala w prosty sposób wykazać, że dokument zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami i został prawidłowo ujęty w ewidencji firmy. – opinia dr Anny Nowak, doradcy podatkowego
Odprawa celna zakupów z AliExpress
Towary zamawiane z Chin podlegają odprawie celnej przy wprowadzeniu na teren Unii Europejskiej. Wiąże się to z koniecznością zapłaty należności celno-podatkowych, a także dopełnienia określonych formalności. Od 1 lipca 2021 r. obowiązują nowe regulacje celno-podatkowe, które istotnie zmieniły sposób rozliczania przesyłek spoza UE.
Sposoby przeprowadzenia odprawy celnej
Istnieją trzy główne sposoby przeprowadzenia odprawy celnej przesyłek z AliExpress:
- Samodzielna odprawa celna – przedsiębiorca może samodzielnie dokonać zgłoszenia celnego i zapłacić należności celno-podatkowe. Wymaga to jednak znajomości procedur i dysponowania stosownym oprogramowaniem.
- Odprawa przez agenta celnego – można zlecić przeprowadzenie odprawy wyspecjalizowanej firmie, która zajmie się wszystkimi formalnościami. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami, ale pozwala zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko błędów.
- Odprawa przez Pocztę Polską – od 1 lipca 2021 r. Poczta Polska zyskała nowe uprawnienia do dokonywania odpraw celnych. Poczta może rozliczać cło i podatki dla przesyłek o wartości do 150 euro na podstawie tzw. pełnomocnictwa domyślnego.
Wybór sposobu odprawy celnej zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy oraz charakteru zamawianych towarów. W przypadku drobnych zakupów o niskiej wartości, odprawa przez Pocztę Polską wydaje się najprostszym rozwiązaniem. Przy większych transakcjach warto rozważyć skorzystanie z usług agenta celnego.
Zmiany w odprawie celnej od 2021 roku
Istotną zmianą, jaka zaszła 1 lipca 2021 r., jest objęcie należnościami celnymi wszystkich przesyłek spoza UE, niezależnie od ich wartości. Wcześniej obowiązywał limit 22 euro, poniżej którego towary były zwolnione z cła i podatku VAT.
Obecnie każda przesyłka z AliExpress podlega odprawie celnej i należy zapłacić od niej VAT, a powyżej kwoty 150 euro – również cło. Nowe przepisy mają uszczelnić system i zapewnić równe traktowanie towarów z UE i spoza Unii.
W związku z nowymi regulacjami, Poczta Polska zyskała prawo do dokonywania odpraw celnych przesyłek o wartości do 150 euro (dla których nie jest wymagane cło, a jedynie VAT). Poczta korzysta w tym celu z pełnomocnictwa domyślnego, które jest automatycznie udzielane przez odbiorców przesyłek. Rozwiązanie to ma uprościć procedury i skrócić czas dostawy paczek.
Należności celne przy zakupach z AliExpress
Przesyłki spoza Unii Europejskiej, a więc także te zamawiane z platformy AliExpress, podlegają należnościom celnym. Składają się na nie cło oraz akcyza. Podstawą do naliczenia tych opłat jest wartość celna przesyłki, na którą składa się cena towaru oraz koszty transportu i ubezpieczenia.
Cło i akcyza
Cło to opłata pobierana przez państwo od towarów importowanych spoza Unii Europejskiej. Stawki celne ustalane są w taryfie celnej i zazwyczaj wynoszą od 3% do 8% wartości celnej przesyłki. Od 1 lipca 2021 r. zwolnione z cła są towary o wartości do 150 euro.
Niektóre kategorie produktów podlegają dodatkowo akcyzie. Są to m.in. wyroby alkoholowe, tytoniowe, paliwa, energia elektryczna. Stawki akcyzy określone są w ustawie o podatku akcyzowym.
| Wartość celna przesyłki | Cło | Akcyza |
| do 150 euro | 0% | w zależności od towaru |
| powyżej 150 euro | wg taryfy celnej, zazwyczaj 3-8% | w zależności od towaru |
Należności celne są pobierane w momencie odprawy celnej przesyłki, przed wprowadzeniem towarów do obrotu na terenie UE. Dopiero po ich uiszczeniu możliwe jest odebranie paczki i rozliczenie jej w firmie.
VAT od zakupów z AliExpress
Poza cłem i akcyzą, przesyłki z AliExpress podlegają również opodatkowaniu VAT. Od 1 lipca 2021 r. podatek ten pobierany jest od każdej przesyłki, niezależnie od jej wartości (wcześniej obowiązywał limit 22 euro).
W przypadku zakupów dokonywanych przez osoby prywatne, sprzedawcy z AliExpress powinni naliczać VAT już w momencie zakupu w ramach procedury IOSS. Towary opodatkowane w ten sposób nie podlegają ponownemu opodatkowaniu przy odprawie celnej.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży firma-firma. Tutaj to nabywca towaru, a więc polski przedsiębiorca, jest odpowiedzialny za rozliczenie VAT. Podatek ten jest pobierany przez organy celne przy odprawie przesyłki, razem z należnościami celnymi. Nie powinien natomiast być doliczany do ceny towaru na fakturze od sprzedawcy z AliExpress.
Ewidencja podatkowa zakupów z AliExpress
Ujęcie zakupu z AliExpress w ewidencji firmy wymaga odpowiedniego udokumentowania transakcji. Podstawą rozliczenia są faktura zakupu od sprzedawcy oraz dokumenty potwierdzające odprawę celną i zapłatę należności celno-podatkowych (np. SAD, PZC).
Ujęcie faktury zakupu w KPiR
Fakturę zakupu z AliExpress należy ująć w KPiR (Księdze Przychodów i Rozchodów) w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów”. Datą ujęcia powinna być data wystawienia faktury przez sprzedawcę.
Jeśli faktura została wystawiona w walucie obcej (np. dolarach amerykańskich), należy przeliczyć jej wartość na złote polskie po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.
Warto pamiętać, że jeśli na fakturze z AliExpress widnieje VAT, to nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu. Przedsiębiorca powinien zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej bez VAT.
Ewidencja VAT z dokumentów celnych
Niezależnie od faktury zakupu, przedsiębiorca musi zaewidencjonować VAT wynikający z dokumentów odprawy celnej (np. SAD, PZC). Kwotę podatku należy ująć w rejestrze VAT w miesiącu otrzymania tych dokumentów.
Sam dokument SAD lub PZC należy z kolei wprowadzić do KPiR jako dowód wewnętrzny w kolumnie 10, obok faktury zakupu. Pozwala to udokumentować koszty związane z odprawą celną i zapłatą należności celno-podatkowych.
Ewidencja zakupów z AliExpress może przysporzyć trudności, szczególnie początkującym przedsiębiorcom. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego lub wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
